Systém na oznamovanie protispoločenskej činnosti

EPDB Nyomtatási Központ Zrt. (ďalej len: Spoločnosť) – v záujme svojho zákonného a obozretného fungovania – prevádzkuje systém na oznamovanie protispoločenskej činnosti (whistleblowing) s cieľom oznamovať porušenia právnych predpisov, organizačnej integrity a pravidiel správania.

Oznámenie o protispoločenskej činnosti je oprávnený podať súčasný alebo bývalý zamestnanec Spoločnosti, osoba, ktorá je alebo bola v zmluvnom vzťahu so Spoločnosťou, alebo osoba, ktorá má v úmysle nadviazať právny vzťah a konanie o nadviazaní právneho vzťahu sa už začalo, ako aj osoba, ktorá má oprávnený záujem na podaní oznámenia alebo na náprave či ukončení namietaného konania.

Oznámenie je možné podať prostredníctvom nasledujúcich kanálov:

• e-mailová adresa vyhradená na podávanie oznámení: complianceosztaly@posta.hu
• možnosť anonymného oznámenia formou poštového listu: Magyar Posta Zrt. – Compliance Osztály, 1540 Budapest;
• oznámenie formou osobného vypočutia: na základe predchádzajúcej dohody.

Oznámenia o protispoločenskej činnosti prešetruje útvar Compliance Spoločnosti, ktorý v prípade potreby zapojí do prešetrovania vedúceho organizačnej jednotky potrebnej na prešetrenie oznámenia.

V prípade neanonymného oznámenia informuje útvar Compliance oznamovateľa na jeho žiadosť o výsledku konania, s výnimkou utajovaných skutočností alebo údajov považovaných za obchodné, hospodárske alebo iné tajomstvo na základe zákona.

Informácie o systéme oznamovania protispoločenskej činnosti zamestnávateľa podľa § 18-29 zákona č. XXV z roku 2023 o sťažnostiach, oznámeniach vo verejnom záujme a pravidlách súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti:

• Oznámenie musí byť podané v dobrej viere, podanie v zlej viere môže mať právne následky.
• Údaje týkajúce sa tretej osoby, ktorej sa oznámenie netýka, ktoré nie sú potrebné na prešetrenie oznámenia a ktoré podľa zákona nemožno spracúvať, sa počas prešetrovania nepoužijú.
• Oznámenie do systému môžu podať zamestnanci Spoločnosti alebo externé osoby, ako aj osoba vykonávajúca vlastnícke práva a členovia predstavenstva a dozornej rady, a to písomne alebo ústne.
• Spoločnosť zachováva mlčanlivosť o totožnosti a osobných údajoch oznamovateľa, osoby dotknutej oznámením a osoby, ktorá má podstatné informácie o obsahu oznámenia, vo všetkých fázach prešetrovania.
• Spoločnosť zašle oznamovateľovi potvrdenie o prijatí oznámenia do 7 dní od prijatia písomného oznámenia.
• Ak oznamovateľ podá oznámenie osobne – po poskytnutí informácií v súlade s predpismi o ochrane osobných údajov –, vyhotoví sa o ňom úplná a presná zápisnica, pričom oznamovateľovi sa umožní jej kontrola, oprava a schválenie podpisom, a kópia zápisnice sa odovzdá oznamovateľovi.
• Od prešetrenia oznámenia možno upustiť, ak ho podal neidentifikovateľný oznamovateľ alebo osoba, ktorá nie je oprávnená podať oznámenie podľa § 20 ods. 2 a 3 zákona č. XXV z roku 2023 o sťažnostiach, oznámeniach vo verejnom záujme a pravidlách súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti; alebo ak ide o opakované oznámenie podané tým istým oznamovateľom s rovnakým obsahom ako predchádzajúce oznámenie; alebo ak by poškodenie verejného záujmu alebo prevažujúceho súkromného záujmu nebolo úmerné obmedzeniu práv fyzickej alebo právnickej osoby dotknutej oznámením vyplývajúcemu z prešetrenia oznámenia.
• O výsledku prešetrenia (vrátane prijatých alebo plánovaných opatrení) alebo o jeho upustení a dôvodoch upustenia je písomne informovaný oznamovateľ – ak bol identifikovateľný a nešlo o anonymné oznámenie – a vedúci pracovníka oprávnený prijať opatrenia na odstránenie prípadných zistených nezrovnalostí alebo nedostatkov. Od písomného informovania možno upustiť, ak bol oznamovateľ o výsledku alebo upustení od prešetrenia informovaný ústne a vzal to na vedomie.
• Voči osobe, ktorá podá oznámenie v dobrej viere a v súlade so zákonom, alebo voči osobe s ňou prepojenej (najmä rodinný príslušník, kolega oznamovateľa alebo osoba, ktorá oznamovateľovi pomáhala pri podaní oznámenia), nesmie byť uplatnená žiadna diskriminácia, opatrenie ani sankcia a nemôže byť braná na zodpovednosť za zákonne podané oznámenie. Osoba, ktorá bráni alebo sa pokúša brániť zákonnému podaniu oznámenia, alebo ktorá koná v neprospech zákonného oznamovateľa či osoby s ním prepojenej, sa dopúšťa priestupku. V prípade podozrenia na nezrovnalosti v súvislosti s fungovaním systému oznamovania protispoločenskej činnosti je možné podať žiadosť o nápravu na Úrad komisára pre základné práva (Ombudsman).
• Osoba dotknutá oznámením, ako aj osoba, ktorá má podstatné informácie o obsahu oznámenia, musia byť pri začatí prešetrovania podrobne informované o oznámení, o svojich právach týkajúcich sa ochrany osobných údajov a o pravidlách spracúvania ich údajov. V súlade s požiadavkou spravodlivého procesu sa musí zabezpečiť, aby osoba dotknutá oznámením mohla vyjadriť svoje stanovisko k oznámeniu aj prostredníctvom svojho právneho zástupcu a podporiť ho dôkazmi. K informovaniu osoby dotknutej oznámením môže výnimočne v odôvodnených prípadoch dôjsť neskôr, ak by okamžité informovanie zmarilo prešetrenie oznámenia.
• Zákonná lehota na prešetrenie je 30 dní od doručenia oznámenia, pričom od tejto lehoty sa možno odchýliť len vo výnimočne odôvodnených prípadoch so súčasným informovaním oznamovateľa s uvedením dôvodov. Doba prešetrovania sa môže predĺžiť maximálne na 3 mesiace.