Systém pro oznamování protiprávního jednání

EPDB Nyomtatási Központ Zrt. (dále jen: Společnost) – v zájmu svého zákonného a obezřetného fungování – provozuje systém pro oznamování protiprávního jednání (whistleblowing) s cílem oznamovat porušení právních předpisů, organizační integrity a pravidel chování.

Oznámení o protiprávním jednání je oprávněn podat současný nebo bývalý zaměstnanec Společnosti, osoba, která je nebo byla v smluvním vztahu se Společností, nebo osoba, která má v úmyslu navázat právní vztah a řízení o navázání právního vztahu již bylo zahájeno, jakož i osoba, která má oprávněný záujem na podání oznámení nebo na nápravě či ukončení namítaného jednání.

Oznámení lze podat prostřednictvím následujících kanálů:

• e-mailová adresa vyhrazená pro podávání oznámení: complianceosztaly@posta.hu
• možnost anonymního oznámení formou poštovního dopisu: Magyar Posta Zrt. – Compliance Osztály, 1540 Budapest;
• oznámení formou osobního slyšení: na základě předchozí dohody.
  
  

Oznámení o protiprávním jednání prošetřuje útvar Compliance Společnosti, který v případě potřeby zapojí do prošetřování vedoucího organizační jednotky potřebné k prošetření oznámení.

V případě neanonymního oznámení informuje útvar Compliance oznamovatele na jeho žádost o výsledku řízení, s výjimkou utajovaných skutečností nebo údajů považovaných za obchodní, hospodářské nebo jiné tajemství na základě zákona.

Informace o systému oznamování protiprávního jednání zaměstnavatele podle § 18-29 zákona č. XXV z roku 2023 o stížnostech, oznámeních ve veřejném zájmu a pravidlech souvisejících s oznamováním protiprávního jednání:

• Oznámení musí být podáno v dobré víře, podání ve zlé víře může mít právní následky.
• Údaje týkající se třetí osoby, které se oznámení netýká, které nejsou potřebné pro prošetření oznámení a které podle zákona nelze zpracovávat, se během prošetřování nepoužijí.
• Oznámení do systému mohou podat zaměstnanci Společnosti nebo externé osoby, jakož i osoba vykonávající vlastnická práva a členové představenstva a dozorčí rady, a to písemně nebo ústně.
• Společnost zachovává mlčenlivost o totožnosti a osobních údajích oznamovatele, osoby dotčené oznámením a osoby, která má podstatné informace o obsahu oznámení, ve všech fázích prošetřování.
• Společnost zašle oznamovateli potvrzení o přijetí oznámenia do 7 dnů od přijetí písemného oznámení.
• Pokud oznamovatel podá oznámení osobně – po poskytnutí informací v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů –, vyhotoví se o něm úplný a přesný zápis, přičemž oznamovateli se umožní jeho kontrola, oprava a schválení podpisem, a kopie zápisu se odevzdá oznamovateli.
• Od prošetření oznámení lze upustit, pokud jej podal neidentifikovatelný oznamovatel nebo osoba, která není oprávněna podat oznámení podle § 20 odst. 2 a 3 zákona č. XXV z roku 2023 o stížnostech, oznámeních ve veřejném zájmu a pravidlech souvisejících s oznamováním protiprávního jednání; nebo pokud se jedná o opakované oznámení podané týmž oznamovatelem se stejným obsahem jako předchozí oznámení; nebo pokud by poškození veřejného zájmu nebo převažujícího soukromého zájmu nebylo úměrné omezení práv fyzické nebo právnické osoby dotčené oznámením vyplývajícímu z prošetření oznámení.
• O výsledku prošetření (včetně přijatých nebo plánovaných opatření) nebo o jeho upuštění a důvodech upuštění je písemně informován oznamovatel – pokud byl identifikovatelný a nejednalo se o anonymní oznámení – a vedoucí pracovník oprávněný přijmout opatření k odstranění případných zjištěných nesrovnalostí nebo nedostatků. Od písemného informování lze upustit, pokud byl oznamovatel o výsledku nebo upuštění od prošetření informován ústně a vzal to na vědomie.
• Vůči osobě, která podá oznámení v dobré víře a v souladu se zákonem, nebo vůči osobě s ní propojené (zejména rodinný příslušník, kolega oznamovatele nebo osoba, která oznamovateli pomáhala při podání oznámení), nesmí být uplatněna žádná diskriminace, opatření ani sankce a nemůže být hnána k odpovědnosti za zákonně podané oznámení. Osoba, která brání nebo se pokouší bránit zákonnému podání oznámení, nebo která jedná v neprospěch zákonného oznamovatele či osoby s ním propojené, se dopouští přestupku. V případě podezření na nesrovnalosti v souvislosti s fungováním systému oznamování protiprávního jednání lze podat žádost o nápravu na Úrad komisaře pro základní práva (Ombudsman).
• Osoba dotčená oznámením, jakož i osoba, která má podstatné informace o obsahu oznámení, musí být při zahájení prošetřování podrobně informovány o oznámení, o svých právech týkajících se ochrany osobních údajů a o pravidlech zpracování jejich údajů. V souladu s požadavkem spravedlivého procesu musí být zajištěno, aby osoba dotčená oznámením mohla vyjádřit své stanovisko k oznámení také prostřednictvím svého právního zástupce a podpořit jej důkazy. K informování osoby dotčené oznámením může výjimečně v odůvodněných případech dojít později, pokud by okamžité informování zmařilo prošetření oznámení.
• Zákonná lhůta pro prošetření činí 30 dnů od doručení oznámení, přičemž od této lhůty se lze odchýlit pouze ve výjimečně odůvodněných případech se současným informováním oznamovatele s uvedením důvodů. Doba prošetřování se může prodloužit maximálně na 3 měsíce.