Dokumentumdigitalizálás
A hagyományos írott dokumentumok, postai levélküldemények, egyéb iratok számítógépre vitele (elektronikus másolata), feldolgozhatóvá alakítása.
Ajánljuk minden elektronikus dokumentumkezelést alkalmazó gazdasági társaságnak, így különösen a pénzügyi szektor vállalatainak, biztosító társaságoknak, közszolgáltató cégeknek.
Milyen előnyei vannak a digitalizálásnak?
- A vállalkozás működési hatékonyságának növelése: a digitalizált küldemények és dokumentumok, valamint a hozzájuk kapcsolódó adatok között könnyű és gyors kereshetőség.
- A dokumentumok károsodásának és eltűnésének kockázata jelentősen csökken.
- Egyszerűsíthető munkafolyamatok.
- Emberi erőforrás optimalizálása: a dokumentumok gyorsabb előkereshetőségével.
- Irodai költségek csökkentése a vállalkozás folyamatainak automatizálásával.
A Digitalizáló Központ az alábbiakat vállalja:
- postafiókra beérkező levélküldeményének digitalizálását,
- egyedi igények alapján a digitalizált adatokból adatbázisok elkészítését a meghatározott adatok kinyerésével ügyfelektől kapott adatbázisokkal történő összekapcsolását és átadását
- iratdigitalizálást,
- irattári anyagok utólagos feldolgozását,
- egyedi, szét nem szedhető dokumentumok digitalizálását,
- plasztikkártyák szkennelését,
- kérdőívek feldolgozását,
- visszaérkezett küldemények és hozzájuk tartozó tértivevények digitalizálását, rendezését,
- hiteles másolatkészítést (elektronikus aláírás, időbélyeg),
- biztonságos iratmegsemmisítést.
Hitelesítés
Az EPDB Zrt. a digitális dokumentumképeket fokozott biztonságú elektronikus aláírással látja el, ami igazolja az aláíró személyét továbbá azt, hogy az aláíró egy adott céghez vagy szervezethez tartozik. Az elektronikus aláírást független szervezet tanúsítja.
Az elektronikusan aláírt fájlokon időbélyegzés is szerepelhet, amely egyértelműen összeköti az aktuális időt, az egyedi sorszámot és az elektronikus dokumentumot.
A fenti hitelesítéssel ellátott másolat a papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítés szabályairól szóló mindenkor hatályos jogszabálynak megfelel, és kielégíti a számviteli bizonylatokról történő elektronikus másolatkészítés feltételeit is.
Tanúsítványok, adatvédelem
- Tanúsítványaink: ISO 9001; ISO 27001; ISO 14001, Folyamatzártsági tanúsítvány
- A digitalizálási munkafolyamat nagymértékben automatizált, minden munkafázisában dokumentált és ellenőrizhető.
- A digitalizálás során alkalmazott technológiai folyamat adatvédelmi szempontból zárt. A teljes technológiai folyamatot kamerás megfigyelőrendszer védi, a munkaterületre kizárólag az ott tartózkodásra jogosult személyek léphetnek be (beléptető rendszer). Az informatikai infrastruktúra működtetése az EPDB Nyomtatási Központ Zrt. más rendszereiről leválasztott, különálló hálózaton történik.
- Igény esetén, egy digitalizáló helyiségben csak egy ügyfél leveleinek és dokumentumainak a feldolgozása folyik.
Teljes körű szolgáltatás, a postafiókból, telephelyekről való szállítástól, a digitalizáláson át a dokumentumok igény szerinti feldolgozásáig.